Notifikationer og e-mails i datarum
Hvornår datarummet sender e-mails til gæster ved nye dokumenter og Q&A-svar, og hvordan I styrer det på rum-niveau med E-mails til gæster. Plus invitations- og engangskode-mails.
Et datarum sender e-mails til gæster i to situationer: når der kommer nye dokumenter, og når et Q&A-spørgsmål bliver besvaret. Derudover sender systemet de praktiske adgangs-mails — invitationer og engangskoder. Denne artikel viser hvad der sendes hvornår, og hvordan I skruer ned for støjen, så gæsterne kun får de beskeder, der er relevante for dem.
Datarum er et tilkøbsmodul. Indstillingerne nedenfor ligger i Datarum under det enkelte rum.
Hvad systemet sender
E-mails om nyt indhold og Q&A-svar styres af én rum-indstilling. Invitations- og engangskode-mails er en del af selve adgangsflowet og kan ikke slås fra — de er nødvendige for at gæsten kan komme ind.
1Styr e-mails på rum-niveau
Åbn øverst i rummet, så du står i Indstillinger for datarummet. Under sektionen Indhold og download finder du:
E-mails til gæster
Gæster får besked ved nye dokumenter og Q&A-svar.
Indstillingen hedder E-mails til gæster (notify_guests) og er slået til som standard. Den gælder for hele rummet: slår I den fra, sender rummet ingen e-mails til gæster om nye dokumenter eller Q&A-svar.
Skal I uploade mange dokumenter ad gangen, fx en hel batch fra Filer, kan I midlertidigt slå E-mails til gæster fra, uploade alt, og slå den til igen bagefter. Så får gæsterne én ren oplevelse i stedet for en stribe mails.
2Invitations- og engangskode-mails
To slags adgangs-mails sendes automatisk og hører ikke under E-mails til gæster:
Invitationsmail. Når I inviterer en ekstern gæst pr. e-mail via Invitér deltager og skriver adressen i [email protected], sender rummet en invitation med et link. I ser kvitteringen Invitation sendt til {email}. Gæsten åbner linket og opretter navn og adgangskode for at få adgang. Under Afventende invitationer kan I bruge Gensend, hvis mailen ikke er nået frem.
Engangskode (OTP). Gæster, der kommer via et delelink, bekræfter deres e-mail med en 6-cifret engangskode, så al aktivitet er navngiven. Gæsten skriver sin e-mail, trykker Send kode, og rummet sender koden — gæsten ser Kode sendt til {email}. Hvis koden udløber, kan gæsten vælge Send ny kode eller Skift e-mail.
Engangskode-mailen er en sikkerhedsmekanisme, ikke en notifikation. Den sikrer, at hver visning og download kan knyttes til en navngiven person i aktivitetsloggen — derfor kan den ikke slås fra.
3Hvad I selv får besked om
Mens E-mails til gæster handler om mails ud til gæsterne, får I som ejere og inviterende teammedlemmer relevant gæsteaktivitet i appens notifikationscenter (klokken). Det dækker bl.a., når en invitation accepteres, et delelink bruges, og når en gæst åbner rummet, henter eller uploader filer. Den fulde historik finder I altid under Aktivitet.
Notifikationer til jer er afkoblet fra gæste-mails: selv hvis I slår E-mails til gæster fra, ser I stadig gæsteaktiviteten i jeres eget notifikationscenter og i aktivitetsloggen.