Data, fortrolighed og oprydning i datarum
Sådan rydder Datarum op: papirkurv tømmes efter 30 dage, arkiverede rum kan GDPR-slettes efter 1-120 måneder (standard Aldrig), og al gæsteadgang er navngiven via engangskode og NDA-log.
Datarum er bygget til at holde fortroligt materiale samlet, sporbart og ryddet op igen, når en handel er slut. Det dækker tre ting: en papirkurv med fortrydelsesfrist, en GDPR-sletning af arkiverede rum, og navngiven gæsteadgang, hvor hver visning og NDA-accept logges.
Datarum er et tilkøbsmodul. Oprydnings- og GDPR-indstillingerne sættes pr. rum under .
1Papirkurv: 30 dages fortrydelsesfrist
Når du sletter en fil i Filer, havner den i Papirkurv i stedet for at forsvinde. Herfra kan du Gendan en fil eller Slet permanent.
Lejekontrakt_2023.pdf — Slettet 14. juni 2026 Gendan Slet permanent Tømmes automatisk efter 30 dage.
Sletter du permanent, advarer dialogen: "Filen og alle dens versioner slettes permanent og kan IKKE gendannes." Det kan ikke fortrydes.
Papirkurven tømmes automatisk efter den periode, du sætter under Papirkurv tømmes efter. Standard er 30 dage, og du kan vælge mellem 1 og 365 dage.
2Slet arkiverede rum permanent (GDPR-purge)
Når et rum er arkiveret, er det skrivebeskyttet, men indholdet ligger der stadig. Under sætter du Slet arkiverede rum permanent efter til et antal måneder mellem 1 og 120. Standard er Aldrig.
Når perioden udløber, kører GDPR-oprydningen:
Indstillingens hint er præcist: "GDPR-oprydning: alt indhold (dokumenter og versioner) slettes permanent — aktivitetsloggen bevares som dokumentation." Du beholder altså beviset for, hvem der så hvad og hvornår, mens selve dokumenterne forsvinder. Hændelsen logges som "Indholdet blev slettet permanent (GDPR-oprydning)".
Purge sletter dokumenter og alle versioner uigenkaldeligt. Vælg en periode, der matcher jeres egen sletteforpligtelse i transaktionen — sæt Aldrig, hvis materialet skal blive liggende.
3Navngiven gæsteadgang og NDA-log
Gæster kommer aldrig anonymt ind. På et delelink skal den besøgende bekræfte sin e-mail med en engangskode (OTP), før indholdet vises — hintet lyder: "Besøgende skal bekræfte deres e-mail med en engangskode, så al aktivitet er navngiven." Koden udløber efter 10 minutter.
Hvis rummet kræver accept af vilkår (NDA), mødes gæsten af Accepter vilkår for adgang med checkboxen "Jeg har læst og accepterer vilkårene" og knappen Accepter og fortsæt.
Accepten registreres med tidspunkt og e-mail i aktivitetsloggen — og hvis Kræv digital signering er slået til, også med gæstens navnesignatur. Hændelsen logges som "Accepterede vilkår (NDA)".
4Daglig oprydnings-cron
Oprydningen sker automatisk. En daglig baggrundskørsel tømmer udløbne papirkurv-filer og udfører GDPR-purge på arkiverede rum, der har nået deres slettedato. Du behøver ikke gøre noget manuelt — sæt blot perioderne, så holder rummet sig selv ryddet.
Vil du sikre et fuldt revisionsspor, før et rum lukkes? Brug Afslut handel (closing), der bygger en zip med alle dokumenter, aktivitetslog, indeks og NDA-accepter, før rummet arkiveres.