Dokumentversioner og papirkurv i datarum
Upload nye versioner af en fil uden at miste de gamle, gendan en tidligere version, og find slettede filer i papirkurven. Slettede filer kan gendannes, indtil papirkurven tømmes automatisk efter den valgte periode.
Når du erstatter et dokument i et datarum, beholder Arcili den gamle udgave i en versionshistorik i stedet for at overskrive den. Sletter du en fil, havner den i rummets papirkurv, hvor den kan gendannes — indtil den fjernes permanent. Begge dele logges i aktiviteten.
Versioner og papirkurv er en del af modulet Datarum, som er et tilkøbsmodul.
1Upload en ny version
Åbn en fil-række, klik på …-menuen (eller højreklik på filen), og vælg . I ruden ser du den aktuelle version øverst og alle tidligere versioner nedenunder.
Aktuel version Den nyeste udgave med filnavn, størrelse og hvornår den sidst blev opdateret.
Version 1 Tidligere udgaver vises med versionsnummer og hvornår de blev erstattet.
Klik Upload ny version, og vælg en fil. Den nye fil bliver den aktuelle version, og den hidtidige udgave flyttes automatisk ned i historikken. Filen beholder sin placering i mappestrukturen.
Du kan kun uploade en ny version, når du har skriveadgang, og mens rummet er aktivt. Et arkiveret datarum er skrivebeskyttet.
2Download eller gendan en tidligere version
I versionshistorikken kan du for hver tidligere version:
- 1Download — hent den gamle udgave ned uden at ændre noget i rummet ().
- 2Gendan denne version — gør den valgte version til den aktuelle igen ().
Når du gendanner, gemmes den nuværende version først i historikken, og den valgte version bliver den aktuelle. Du mister altså ikke den udgave, du gendanner fra. Kun deltagere med skriveadgang kan gendanne.
3Slet en fil
Filer slettes fra …-menuen på rækken via . Du bliver bedt om at bekræfte, fordi indholdet fjernes fra datarummet for alle deltagere. En slettet fil forsvinder fra mappen, men ryger over i papirkurven — den er ikke væk endnu.
4Gendan fra papirkurven
Klik Papirkurv øverst i Dokumenter. Her ligger slettede filer og mapper med tidspunktet for, hvornår de blev slettet. For hver post kan du:
| Handling | Betydning |
|---|---|
| Gendan | Filen lægges tilbage i datarummet |
| Slet permanent | Filen og alle dens versioner slettes for altid og kan IKKE gendannes |
Sletter du permanent, fjernes filen og hele dens versionshistorik uigenkaldeligt. Brug i stedet papirkurvens automatiske tømning, hvis du er i tvivl.
5Hvornår tømmes papirkurven
Papirkurven tømmes automatisk efter rummets opbevaringsperiode. Standard er 30 dage. Du ændrer perioden under i afsnittet Oprydning og GDPR ved Papirkurv tømmes efter — du kan vælge 7, 14, 30, 60 eller 90 dage.
Samme afsnit har en GDPR-oprydning, Slet arkiverede rum permanent efter, der efter et antal måneder (eller aldrig) sletter alt indhold i et arkiveret rum permanent. Aktivitetsloggen bevares som dokumentation.
Når papirkurven tømmes — automatisk eller manuelt — er filerne og deres versioner væk for altid. Det kan ikke fortrydes.